统计年鉴编辑排版方法与技巧

 

印刷排版件中表格资料的排版是较为复杂的要件了，所以有人说统计部门的统计年鉴、普查年鉴难排，确定这些资料表格多，如果没有找到一个好的方法，排起来费时费力，效率低。表格处理程序是一套功能全、效率高的专业统计表格处理系统，使用本系统可以够充分而又高效地利用现有各种格式的统计资料，从而使用排版工作高效优质。

 

一、确定表格文件储存地址

 

将表格文件储存到自己专用的文件夹，以便有效管理。通过设置项目和数据时期，将表格保存在项目路径下的时期文件夹内。假如设置 项目路径：d:\nj　数据时期：2010，则所有表格文件将保存在　d:\nj\2010\ 文件夹内。

点击“设置”—>“增加/移除项目：

 

填入您的内容：

 

设置后在屏幕下方选择您的表格数据表的环境：

数据文件实际存放于D:\NJ\2010

注意：路径中不应包含数据时期。

 

 

二、允分利用现有电子文档统计资料

 

现在统计部门的统计报表软件都能生成Excel电子表，利用这些电子表排版就能提高效率，避免差错。

1、将Excel表导入到表格程序。导入前先检查Excel是否符合规范（必须有表线且表线正确，一个Excel工作表内只能放一个表格）。

 

导入EXCEL表的技巧。

1）  Excel文件名前加01、02、03….序号。

如：

为什么前面要加“0”呢？如果不加“0”，文件数大于10个就不会按顺序了。同理，文件数大于100个就要“001、002、003 ……”了。

 

2）Excel工作表名按大类和顺序命名,并且各类第一个工作表为大类名。

第一大类：工作表名：1-0、1-1、1-2……

 

第二大类，工作表名：2-0、2-1、2-2…..

第三类，工作表名：3-0、3-1、3-2……

…………..

 

3)导入时，自动定义名表不要打勾。

 

4)导入结束后发现部分表导入有错，只将有错的表导再次导入，不要将所有表再导入。

只导入2-2表，其他表不导入。

 

5)表导入后，创建好树目录。

进入表格程序“管理”à“报表文件” à“建立报表目录”菜单。

形成的树目录如下：

 

表格处理程序不仅能导入Excel表格文档，还能导入WORD、WPS文字文档（但如含有复杂的表格其表格难以正确导入，需人工修改）。

 

2、设置输出参数。主要是设置宾栏的分页标等。

进入录入/修改模块

 

点击屏幕下方的“排版设置”按钮。

 

将各项参数设置好。

 

宽表必须设置宾栏分页标，如上图：宾栏分页选“页标分页”，再点击“页标”按钮，进入如下图的设置界面。

设置好后，可以预览一下看是否符要求。

这里还可以修改表结构，如调整各列宽度，修改宾栏指标等。

在录入修改模块，可以对表格内容进行修改。当修改的内容是非表格（文字文档如统计公报、分析文章等），可以点击鼠标右键，插入一些排版代码。

3、输出方正书版小样文件。

点击菜“输出”=>“方正书版小样”

选取要输出的表：

点击“开始输出”按钮，出现下面设置内容。

 

点击“版面”按钮可对排版的版面进行设置。

这个版面设置是对全书的版起作用的，设置后就一直起作用，直接重新设置后才后用新参数代替旧的参数。

排版输出完成后，生成的小样文件可以到方正书版里输出PS文件。

同时，表格程序还能输出网页文件，供网上发布。

 

三、利用上年的排版成果

 

如果上年度您已经用表格处理程序编辑排版统计年鉴，您就可以利用这一成果（一般同一地区各年的年鉴表式基本相同），在上年排版的基础上，就可省去参数设置，提高工作效率。

 

1、 更改数据时期：

 

 

 

 

2、导入前期表格

 

2、 编辑修改表格数据。

编辑表格数据有多种方法。

其一，先编辑好Excel表，将其导入表格中。

其二，将Excel表数据复制粘贴到表格中。先复制Excel表数据（只能数据部分，宾栏部分不能），再在表格中粘贴（在表格中点鼠标右键，出现粘贴菜单，点击块粘贴）。

 

其三、在表格的录入修改中用Excel编辑修改。

通过以上方法修改，排版参数不会改变，固大量表式相同的表，不需再设置排版参数，只需将小量的式样有所改变的表进行版面参数设置，减轻了工作量。

 

四、其他问题

 

1、输出的方正书版小样文件到书版里预览，有空白页的处理。

排版对开表时，开始页号必须是双号。如果前一个表的结束页码是双号，接着排就是单号了，所以要插入一空白页，使其从双号开始。

打开一本书，左边一页的页码总是双号，右边一页的页码是单号，如下图：

上图是一个对开的表，如果64页被前一表占用了的话，这个表从65页开始排，会是什么结果。也就是64页的内容在65页上，而65页的内容则要翻一页到66页上了，这样不符阅读要求。表格处理程序逾到这种情况的话，就在前面插入一空白页，确保从双页号开始。

如果您不想有空白页，解决办法：

1）对前面的表增加一页（如前一个表是1页）或减少1页（如前一个表是3页以上），这样本表也就从双页号开始了。

2）将本表的开始页号设成单数，主栏分页数也设为单数，这样本表排版时，宾栏分页的第一列分页表作单开排版，以后的作对开排版。

 

2、表格程序生成的网页电子书，在 Windows XP 下浏览总是出现安全提示，如何解决。

这并不意味着此页面不安全，仅表明IE检测到当前的页面中使用了VBScript或JavaScript一类的客户端脚本，这些脚本一般是为了丰富页面的功能或效果而设计的，但也有很多恶意脚本也可能包含在内，IE并不能判断什么样的脚本是安全的、什么样的脚本是不安全的，所以，此处的提示信息只是提醒用户对页面的来源进行确认。如果您能确认您所访问的页面是安全的（比如，通过正版渠道获得的本软件），那么您可以在这个信息提示条上点击数据按钮，然后选择“允许阻止的内容”即可。

在对本软件生成的网页浏览过程中，IE会对每一个带有脚本的页面进行这种安全提示，如果您希望在浏览网页时，不用IE进行这种提示，您可以通过IE的菜单“工具”→“Internet 选项”所弹出的配置窗口来取消这种提示，如下图：

 

将上图的红色部分中的两个框内打上对钩，则IE不会在针对这些脚本进行安全提示。建议您可以在浏览之前，将这两个对钩打上，以便您顺畅地进行浏览，而当您需要访问Internet或其他可能不安全的页面和站点时，再将这两个对钩划掉，以提高IE浏览器的安全性。

不过您放心，放到网站服务器浏览时不会有这种提示。

 

3、如何对表格数据进行块复制，比如将表格的一区域块复制到Excel中。

先定义块，方法：用鼠标点一下要复制的块左上角的单元格，再按键盘的上档键“Shift”的同时在块的右下角的单元格点鼠标左键，块被选中。再点鼠标右键出现粘复制贴菜单，可以复制块。